Politique de confidentialité

Mise à jour au 01/01/2024

1. De quoi s’agit-il ?

Le traitement de vos données personnelles par la société Smart4invest SPRL est soumis au Règlement Général de la Protection des Données Personnelles du 27 avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques ou morales à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données. Le règlement est entré en vigueur le 20 mars 2020 et est applicable depuis le 21 mars 2020. Depuis le début de son existence, notre société a géré les données personnelles de ses clients puis de ses internautes de manière adéquate, sans aucune fin commerciales ou marketing. Au cours du temps, notre société a mis en place des procédures de protection des bases de données et des données personnelles elles-mêmes. Notre objectif est de poursuivre dans cette voie pour que vous continuiez à nous faire confiance pour gérer vos données à caractère personnel avec respect et en vous en laissant le contrôle.

2. Quelles données personnelles détenons-nous et de quelles sources proviennent-elles ?

Nous recueillons et conservons divers types de données personnelles vous concernant lorsque vous créez un compte, achetez ou louez un bien ou un service par exemple, lorsque vous nous contactez dans l’un ou l’autre cadre, et lorsque vous utilisez nos sites Web, applications mobiles et nos pages sur les médias sociaux. Toutes ces sources sont complétées par l’utilisation de cookies. Pour en savoir plus à ce sujet, consultez notre Politique de Cookies. La présente Politique de Protection de Vie Privée vous concerne dès lors si vous êtes :

un de nos clients ou en relation contractuelle avec nous ;
une personne intéressée par nos produits ou services dès lors que vous nous communiquez vos données personnelles ;
un représentant (légal) de notre client ;
un bénéficiaire effectif de notre client ;
un actionnaire de notre client ;
un membre du personnel de notre client.
Notre politique de protection de la vie privée se réalise en fonction des relations qui nous lient avec vous :

Plus concrètement, de quelles données à caractère personnel parlons-nous ? De celles que la société Smart4invest recueille vous concernant personnellement et de la manière dont elle les utilise. À ce titre, chacune des personnes travaillant dans les entités juridiques de la société Smart4invest qui recueilleront des données personnelles sont dénommées « responsables de traitement » de données personnelles. Vous avez choisi d’intégrer nos solutions de paiement en concluant un contrat indiquant : vos noms, prénoms, numéros téléphone, coordonnées postales de livraison, adresse mail, compte bancaire, photos ID, lieu et date de naissance, nationalité, numéro de carte d’identité, numéro de registre national, signature, relevés de compte seront notamment, recueillis ; Vous achetez ou louez un bien physique ou un service ou bien les deux ensembles : comme un terminal de paiement, une borne digitale, une caisse enregistreuse ou autre moyen d’acceptation de paiement électronique, dans le cadre d’une offre couplée, par exemple : outre les données précédentes, d’autres données personnelles financières ou bancaires peuvent s‘ajouter en cas de domiciliation bancaire ou de recours à un organe de crédit. Vos données personnelles seront alors partagées avec ce dernier qui devra également apporter toutes les garanties de les protéger ; Vous participez à un concours : outre les données personnelles qui doivent permettre d’identifier un participant et un gagnant, il peut vous être demandé de consentir à d’autres finalités d’utilisation de vos données personnelles pour recevoir d’autres informations de notre part ou de la part d’autres organisateurs du concours. Lorsque vous utilisez nos sites Web ou nos applications mobiles, nous recueillons des données personnelles telles que le navigateur et l’appareil que vous utilisez, votre adresse IP, votre localisation, le site visité avant le nôtre, les fonctions utilisées ou non sur notre site/application, ou le site que vous visitez en quittant le nôtre. Voir notre Politique de cookies. Lorsque vous utilisez une fonctionnalité relative aux réseaux sociaux sur notre site Web ou nos applications, et que vous postez sur ces réseaux sociaux, le réseau social concerné nous communiquera des données personnelles vous concernant ; Si nous devions recueillir des données personnelles relatives à ou concernant des enfants, nous ne pourrions les valider qu’avec un consentement effectif parental.

3. Pourquoi et comment utilisons-nous vos données personnelles ?

Nous utilisons vos données personnelles pour différentes finalités qui seront systématiquement proposées à votre consentement préalable : recevoir une newsletter, vous abonner à une publication, acheter ou louer un produit physique ou numérique, participer à un concours, assister à un événement promotionnel, partager des informations, etc. Dans un cadre contractuel par exemple, en fonction de la nature de notre prestation de service, nous sommes susceptibles d’inclure vos données personnelles ou vos données de facturation. Vos données personnelles peuvent également être traitées dans le cadre de notre intérêt légitime. Dans cette hypothèse, ce traitement est effectué après avoir réalisé une balance des intérêts entre notre intérêt et vos intérêts ou vos libertés et droits fondamentaux pour nous assurer qu’il y a un juste équilibre entre ceux-ci.

Plus concrètement :

- Pour l’exécution d’un contrat conclu avec vous, nous utilisons vos données personnelles pour traiter votre commande, obtenir le paiement et vous fournir un service d’assistance à la clientèle ;

- Pour poursuivre nos intérêts légitimes commerciaux, vos données personnelles sont nécessaires :

Aux études et analyses de marché en vue d’améliorer et personnaliser nos produits et services ;
À la prospection commerciale ;
À protéger nos droits de propriété intellectuelle (marques, contenus, etc.) ou ceux de nos partenaires, destinataires ou sous-traitants ;
Gérer les risques auxquels nous sommes exposés :

- Nous conservons des preuves des opérations ou des transactions (par exemple, pour identifier celles qui s’écartent de la routine normale lorsque le volume d’opérations sur une période donnée dépasse largement le volume habituel), y compris sous format électronique ;

- Nous traitons les réclamations légales et les éléments de défense en cas de litige ;

- Nous développons des modèles statistiques individuels afin de faciliter la définition de votre capacité d’emprunt et profil de risque.

Améliorer la cybersécurité, gérer nos plateformes (par exemple, les plateformes partagées) et nos sites web, et assurer la continuité des activités ;
Améliorer l’automatisation et l’efficacité de nos processus opérationnels et de nos services à la clientèle (par exemple, remplissage automatique des plaintes, suivi de vos demandes et amélioration de votre satisfaction sur la base des données personnelles collectées lors de nos interactions avec vous comme les enregistrements téléphoniques, les e-mails ou les chats, utilisation de ces interactions pour former nos collaborateurs) ;
Faire des études statistiques et développer des modèles prédictifs et descriptifs à des fins :

- Commerciales : pour identifier les produits et services qui pourraient répondre au mieux à vos besoins, pour créer de nouvelles offres ou identifier de nouvelles tendances chez nos clients ou des similarités de comportements, pour développer notre politique commerciale en tenant compte des préférences de nos clients, pour déduire des constats (par exemple, des habitudes de consommation agrégées) que nous pouvons offrir sur le marché ;

- De sécurité : pour prévenir les incidents potentiels et améliorer la gestion de la sécurité ;

- De conformité (par exemple, pour lutter contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme) et de gestion des risques ;

Organiser des concours, loteries, opérations promotionnelles, conduire des enquêtes d’opinion et de satisfaction client ;
Assurer le suivi de nos accords avec des partenaires externes lorsque vous vous adressez directement à eux et qu’ils nous en informent par la suite ;
Établir des statistiques agrégées, des tests et des modèles, à des fins de recherche et de développement ;
Envoyer des offres commerciales par voie électronique, par courrier postal et par téléphone.

En outre, vos données personnelles sont traitées lorsque cela est imposé dans le cadre des réglementations auxquelles nous sommes soumis, y compris les réglementations bancaires et financières et notamment pour :

- Prévenir ou détecter toute fraude, crimes ou délits, ou tout comportement illicite d’utilisation de nos réseaux, de nos services physiques ou numériques et à assurer la sécurité de nos opérations et celles de nos partenaires, destinataires ou sous-traitants ;

- Contrôler les opérations et les transactions afin d’identifier celles qui sont inhabituelles ;

- Gérer et déclarer les risques (financiers, juridiques, de conformité ou liés à la réputation, etc.) auxquels nous sommes susceptibles d’être confrontés ;

- Contribuer à la lutte contre la fraude fiscale et satisfaire nos obligations de notification et de contrôle fiscal ;

- Enregistrer les opérations à des fins comptables ;

- Prévenir, détecter et signaler les risques liés à la Responsabilité Sociale de l’Entreprise et au développement durable ;

- Détecter et prévenir la corruption ;

- Échanger et signaler différentes opérations, transactions ou ordres ou répondre à une demande officielle émanant d’autorités financières, fiscales, administratives, pénales ou judiciaires, d’arbitres ou de médiateurs, d’organismes d’application de la loi, d’agences gouvernementales ou d’organismes publics dûment autorisés, locaux ou étrangers ;

- Répondre aux normes et aux obligations de reporting imposés par les systèmes de cartes (Bancontact, Visa, MasterCard…) ;

- À créer votre profil (sans utilisation de données personnelles nécessairement) pour nous aider à personnaliser nos services à votre intention.

4. Partageons-nous vos données personnelles ? Avec qui et pourquoi ?

Nous ne partageons vos données personnelles avec aucune autre entité ou organisme à but commercial. Afin de réaliser certaines des finalités décrites dans la présente Déclaration Vie Privée, nous pouvons, si cela est nécessaire ou prévu dans nos services, partager vos données personnelles avec :

- des sous-traitants qui fournissent des services pour notre compte (par exemple, un CRM/ERP pour gérer nos relations avec les clients) ;

- des partenaires bancaires, d’assurance et commerciaux (par exemple, Bancontact, Visa, MasterCard), des agents indépendants, des intermédiaires ou des courtiers avec lesquels nous avons une relation si un tel transfert est nécessaire pour nous permettre de vous fournir les services et produits ou d’exécuter nos engagements contractuels ou une transaction ;

- des autorités financières, fiscales, administratives, pénales ou judiciaires, locales ou étrangères, des arbitres ou des médiateurs, des autorités publiques, à qui nous sommes tenus de divulguer des données :

à leur demande ;
dans le cadre de notre défense, une action ou une procédure ;
afin de nous conformer à une réglementation ou une recommandation émanant d’une autorité compétente à notre égard.

- certaines professions réglementées tels que des avocats, des notaires ou des auditeurs en cas de besoin dans des circonstances spécifiques (litige, audit, etc.), nos assureurs…

Conformément aux dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), toute éventuelle transmission de données personnelles ne peut avoir lieu que dans les conditions légales ou après obtention du consentement préalable des utilisateurs, et ce, sous réserve de la conclusion de conventions garantissant un niveau de protection équivalent à celui que nous assurons. Smart4invest reconnaît limpératif absolu de préserver lintégrité et la confidentialité des données personnelles de ses utilisateurs, et sengage formellement à se conformer intégralement aux exigences réglementaires en matière de protection des données, telles que stipulées par le RGPD européen. Nous sommes conscients que, dans le cadre de nos activités, il peut être nécessaire de partager des données avec des partenaires internationaux. Ces partenariats peuvent revêtir diverses formes, notamment dans les domaines du marketing, de la gestion interne et dautres services essentiels à notre entreprise. En tant quentité responsable, Smart4invest exerce une surveillance constante sur les pratiques de protection des données de ses partenaires, et sengage à prendre des mesures immédiates en cas de détection de failles ou dabus dans le traitement des données personnelles. Nous considérons nos partenaires comme des parties prenantes partageant la responsabilité de la protection des données, et nous nous engageons à maintenir des normes élevées en matière de protection des données tout au long de nos relations. La transparence et le consentement des utilisateurs demeurent au cœur de notre politique de gestion des données. Nous nous engageons à fournir à nos utilisateurs des informations claires et compréhensibles sur la collecte, lutilisation et le partage de leurs données personnelles, et à obtenir leur consentement explicite pour chaque utilisation de leurs données.

En résumé, Smart4invest est résolument engagé à garantir la protection des données de ses utilisateurs, en se conformant rigoureusement aux exigences du RGPD, en surveillant attentivement les pratiques de protection des données de ses partenaires, et en mettant en avant la transparence et le consentement des utilisateurs comme des principes fondamentaux de sa politique de gestion des données.

5. Durée de conservation

Nous conservons vos données personnelles pendant toute la durée nécessaire afin de nous conformer aux lois et réglementations applicables ou pendant une durée définie au regard de nos besoins opérationnels, qui consistent notamment à assurer la tenue des services consentis, à faciliter la gestion des relations clients et à répondre aux actions en justice et aux demandes des organismes de réglementation.

6. Vos Droits

Le Règlement Général de Protection des Données Personnelles est venu renforcer vos droits de gestion de vos données personnelles. Vous disposez ainsi de plusieurs droits :

- Le droit d’accès à vos données personnelles, c’est-à-dire le droit d’obtenir (i) la confirmation que les données sont utilisées et (ii) la communication des données utilisées et qui ont été/seront communiquées aux destinataires ;

- Le droit de retrait de votre consentement au traitement de vos données personnelles fondé sur des intérêts légitimes, de manière partielle ou intégrale ;

- Le droit de rectification ou correction des données personnelles erronées ou incomplètes ;

- Le droit d’effacement des données personnelles, lorsqu’elles ne sont pas ou plus utilisées, en cas d’utilisation illicite ou de retrait de consentement ;

- Le droit de déposer une plainte à l’Autorité belge de la Protection de la Vie privée https://www.autoriteprotectiondonnees.be ;

- Le droit à la portabilité des données personnelles consistant en une demande de transmettre ses données personnelles soit à l’individu lui-même, soit à un autre responsable de traitement afin que celui-ci puisse fournir son service ;

- Le droit d’opposition à une décision automatisée : vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée uniquement sur un traitement automatisé basé sur le profilage ou non qui a un effet juridique ou qui vous affecte de manière significative ;

- Le droit de limitation de traitement des données personnelles.

Pour exercer l’un des droits ci-dessus, veuillez remplir le Formulaire RGPD Marketing et commercial en veillant à bien compléter les informations nécessaires à l’exercice de chacun des droits concernés.

Nous traitons avec rigueur les demandes daccès, de traitement ou de suppression de vos données personnelles que nous avons collectées. Voici notre procédure : Lorsquun individu demande laccès à ses données ou leur traitement, nous procédons à une vérification stricte de son identité. Pour ce faire, nous exigeons généralement une copie recto/verso de sa pièce didentité. Nous nous engageons à répondre à ces demandes dans un délai dun mois à compter de leur réception. En cas de complexité, ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires, que nous justifions auprès de la personne concernée. Cependant, nous nous réservons le droit de refuser les demandes infondées ou excessives, telles que celles répétitives ou induisant des coûts disproportionnés pour notre organisation. En cas de refus, nous informons le demandeur de son droit de recours auprès de lautorité compétente en matière de protection des données.

Pour résumer, notre traitement des demandes relatives à vos données personnelles est effectué avec diligence et respect des délais, en rejetant uniquement celles qui dépassent les limites raisonnables établies par la réglementation en vigueur.

7. Sécurité de vos informations

Nous mettons en place et actualisons en permanence des mesures administratives, techniques et physiques en matière de sécurité pour protéger vos données personnelles contre les accès, pertes, destructions ou altérations non autorisés. Certaines des mesures de protection que nous utilisons pour protéger vos données personnelles sont des pares-feux et le cryptage des données, ainsi que des contrôles d’accès aux données personnelles. Nous conservons uniquement vos données personnelles le temps nécessaire à leur traitement afin de vous fournir les services que vous demandez selon les finalités de leur utilisation ainsi que pour des finalités légales qui exigent que nous conservions ces données. Nous supprimons de manière sécurisée vos données personnelles lorsqu’elles ne sont plus requises aux fins décrites.

8. Modification de la présente Politique de protection de la vie privée

Nous nous réservons le droit de modifier la présente Politique de protection de la vie privée afin de nous conformer aux législations protectrices de la vie privée en vigueur ou de l’adapter à nos pratiques. Nous vous invitons par conséquent à la consulter régulièrement pour prendre connaissance des éventuelles modifications. Les nouvelles versions seront téléchargées sur notre site web, en mettant à jour la date y figurant. En cas de modifications substantielles, si cela s’avère nécessaire, nous vous demanderons également votre consentement pour lesdites modifications.

9. Comment nous contacter ?

Pour toute information complémentaire ou question liée à la présente Politique de protection des données personnelles, notre Délégué à la Protection des Données (ou DPO, Data Protection Officer), se tient à votre disposition par mail à l’adresse : 📧 info@smart4invest.com